📍 Lieu

Siège social Hama Fondation (Avenue Biyem-Assi, avant l’entrée de la Chapelle St Marc, en face de Napoléon) .

Membres du bureau directeur présents:

Compte tenu des évènements marquants la clôture de l’année civile 2024, le Bureau Directeur de Hama Fondation a tenu une importante réunion extraordinaire faisant le point sur l’année 2024 écoulée ainsi que les perspectives pour l’année 2025. Ont pris part à cette réunion : 

1. Présidente fondatrice de Hama Fondation / Membre du bureau directeur TJADE Mistpa Ambre Ellianne
2. Co-fondateur de Hama Fondation / Membre du bureau directeur YEWOU Nelson Mandela 
3. Chef du Département de l’agriculture / Membre du bureau directeur MOTCHEDJE WAGUIA François 
4. Assistant de Direction / Membre du bureau directeur NNANGUELE VOUNDI Parfait 
5. Chef du Département de l’Art et de la Culture/ Membre du bureau directeur VIANG ENGOUNGANG Emmanuel 
6. Trésorière et chargée du montage de projet de Hama Fondation / Membre du bureau directeur NGO NDIPOUMBI Marie Blanche
7. Secrétaire Générale et chargé des relations internationales de Hama Fondation / Membre du bureau directeur FENDOUM Éric Yves
8. Directeur Exécutif Hama Fondation / Membre du bureau directeur MBOLE Elysée 
9. Membre du bureau directeur ZANGA Bertrand 
10. Chef du Département de l’Informatique / Membre du bureau directeur NONO NANKAM Boris 
11. Membre du bureau directeur FANTHO HANGOUA Willy Jenny

La réunion a débuté à 16 heures 30 minutes dans les locaux, siège de la Fondation par une allocution de la Fondatrice Madame TJADE Mistpa Ambre Ellianne qui, après avoir souhaité la bienvenue à tous les participants, a relevé l’importance capitale de l’imprégnation de chaque membres dudit bureau qui coordonne l’ensemble de la Fondation et a exhorté les uns et les autres, à manifester leur présence, leur implication dans l’animation des différentes plateformes, ainsi que les interactions aux différentes annonces. Aussi, l’accent a été mis sur l’engagement individuel de tout un chacun.

Ordre du jour

Ouverture de la réunion :

–  Accueil des participants. 

–  Vérification du quorum et des procurations. Le quorum était atteint et aucune procuration n’a été utilisée. 

2. Communication de l’ordre du jour :

L’ordre du jour a été communiqué et approuvé par les participants. Aucune modification n’a été apportée. Les intervenants pour chaque point ont été désignés comme suit : 

• Pour la présentation des activités de Hama Fondation 

• Pour la planification des activités 

• Pour la recherche de financements 

• Pour la communication et la sensibilisation
  

3. Présentation des activités de Hama Fondation :

Objectifs et missions de l’ONG : Hama Fondation vise à améliorer la qualité de vie des communautés défavorisées en leur offrant des opportunités d’éducation, de santé et de développement économique. Projets envisagés pour le lancement : Les micro-projets d’agriculture, de soutien à la santé mentale, des arts plastiques ont été présentés. 

4. Planification des activités :

• Calendrier des événements de sorties de donation : Le calendrier des événements de sorties de donation a été approuvé, avec les dates clés suivantes : Première période de sortie Mars -Avril 2025, deuxième sortie Juillet- Aout 2025 et la dernière période pour le mois de Décembre 2025, dans la mesure du possible le lancement des projets donnera lieu aux sorties d’accompagnement appropriées pour les institutions selon l’élaboration de programmes. 

– Répartition des responsabilités : Les responsabilités pour chaque tâche et projet ont été réparties selon que la coordination du secrétariat opérationnel du bureau directeur de HAMA FONDATION de chaque cellule (cellule d’étude et de prospection, cellule de la mobilisation et de des manifestations, cellule des finances et de la logistique et la cellule de la communication et des relations publiques) implique individuellement chaque membre du bureau. 

– Procédure d’enquêtes sur le terrain auprès des institutions que nous aurons à sélectionnées : La procédure d’enquête sur le terrain a été adoptée, avec les étapes suivantes : étape 1 : repérage, étape 2 : passation du formulaire d’enquête auprès de la population, étape 3 : collaboration avec l’administration en place et les bénévoles, etc. 

5. Recherche de financements :

– Identification des sources potentielles de financement : Les sources potentielles de financement identifiées sont les fondations internationales, les organisations non gouvernementales étrangères et les entreprises privées et l’implémentation de HAMA FONDATION à l’étranger, la diaspora de HAMA FONDATION. Les membres du comité directeur sont donc à cet effet, chacun en ce qui le concerne, acteur majeur de la recherche des potentiels partenariats avec ces institutions. 

– Stratégies pour approcher les bailleurs de fonds : Les stratégies d’approche adoptées sont la préparation de propositions détaillées, l’utilisation des réseaux sociaux et la participation à des événements de réseaux. A ceci s’ajoute, la mise en œuvre d’un plus grand nombre de projets potentiellement séducteurs pour notre audience. 

– Élaboration d’un plan de financement : Un plan de financement a été élaboré et approuvé, avec des objectifs de collecte de fonds spécifiques. 

6. Communication et sensibilisation :

– Stratégie de communication pour le lancement des activités : La stratégie de communication adoptée vise à sensibiliser le public à l’importance de l’éducation et de la santé pour les communautés défavorisées. 

– Outils et canaux à utiliser pour atteindre le public cible : Les outils et canaux de communication à utiliser sont les réseaux sociaux, les médias traditionnels et les événements de réseaux. 

– Élaboration d’une ligne éditoriale : Une ligne éditoriale a été définie et approuvée, avec des messages clés et des objectifs de communication spécifiques. 

7. Questions diverses :

– Les questions soulevées concernaient la coordination des activités et la communication avec les parties prenantes. 

– Les décisions prises incluaient l’établissement d’un comité de coordination et la création d’un groupe de travail pour la communication. 

8. Clôture de la réunion :

Résumé des décisions prises : Les décisions clés prises durant la réunion incluaient l’approbation du calendrier des événements, la répartition des responsabilités et la mise en œuvre d’étude à travers une planification mensuel d’un travail collaboratif et régulier, l’élaboration d’un plan de financement et la définition d’une ligne éditoriale. 

Prochaines étapes et date de la prochaine réunion : Les prochaines étapes incluaient la mise en œuvre des projets et la préparation de la prochaine réunion, prévue pour le mois de Mars 2025. 

Remarques : La participation active de tous les membres du bureau directeur a été essentielle à la réussite de cette réunion. Les points de discussion préparés à l’avance ont permis une discussion efficace et constructive. 

Document administratif : Ce rapport servira de compte-rendu officiel de la réunion du bureau directeur du 16 Novembre 2024. Il sera archivé et pourra être utilisé pour le suivi des décisions prises.  Il sera également utilisé pour la préparation de la prochaine réunion.