📑 REGLEMENT INTERIEUR de HAMA FONDATION

 En exécution des dispositions statutaires et afin d’assurer la gestion saine de la Fondation, le présent règlement intérieur est ainsi établi. Il a pour but principalement de fixer avec précision, les modalités  d’organisation et de fonctionnement de la Fondation. Il peut être modifié à tout moment dans les conditions de la rédaction du présent règlement.

TITRE I : DES GENERALITES                                        

ARTICLE 1 : DU CARACTERE APOLITIQUE DE LA FONDATION

Constituée avec des buts définis par ses statuts, HAMA FONDATION est apolitique, laïque et Non Gouvernementale, de ce fait elle ne peut par conséquent poursuivre des objectifs politiques et religieux directs ou indirects, ni avoir des prises de position politiques et religieuses. 

ARTICLE 2 : DES ACTIVITES DE LA FONDATION

Les activités poursuivies par la Fondation, au titre de ses programmes, de ses projets ou des tâches assignées à tous les membres ou groupe constitué, doivent avoir des objectifs conformes aux statuts.

 

ARTICLE 3 : DU BUDGET ET DE LA COMPTABILITE DE LA FONDATION

Le budget et la comptabilité de la Fondation sont organisés par des instructions spécifiques. Celles-ci sont élaborées sous la responsabilité du Conseil d’Administration et soumis à l’approbation des Fondateurs.

Le commissaire aux Comptes est tenu d’évaluer la régularité et la sincérité des états financiers de la Fondation, au regard des instructions spécifiques adoptées par le Conseil d’Administration.

 

TITRE II : DES ADHERENTS    

ARTICLE 4 : DE L’ADHESION SANS CONDITION.

L’adhésion à HAMA Fondation est ouverte à toute personne physique ou morale de droit privé ou de droit public, sans autres restrictions ou réserves que celles prévues par la loi, les statuts et du présent règlement intérieur.

 

ARTICLE 5 : DES MEMBRES DE LA FONDATION.

Les adhérents dont les demandes d’adhésion auront été acceptées et autorisées prennent la qualité de « Membre ».

La qualité de « Membre » peut-être octroyée d’office par le Conseil d’Administration à des personnes physiques ou morales identifiées et ayant acceptées une telle qualité, sans que ces dernières n’aient auparavant expressément formulé la demande.

 

ARTICLE 6 : DES CATEGORIES DE MEMBRES.

La Fondation se compose des Fondateurs, des membres du conseil administratif, de membres adhérents et de membres actifs, de membres d’honneur et de membres bienfaiteurs.

Sont membres Fondateurs les personnes physiques qui ont participé à la création de la philosophie, à la constitution et la mise en place de HAMA FONDATION, ces derniers ayant mis à disposition un Capital et de diverses dotations.

Sont membres du conseil administratif les personnes physiques qui participe à la gestion e l’administration de la Fondation.

Sont membres Adhérents les personnes physiques ou morales ayant été déclarées comme tels par les instances de la Fondation.

Sont membres Actifs les personnes physiques ou morales qui participent effectivement à la vie de la Fondation.

Sont membres d’Honneur et sur décision du Conseil d’Administration, les personnes physiques ou morales qui ont rendu un service important à la Fondation.

Sont membres Bienfaiteurs les personnes physiques ou morales qui ont accepté, de soutenir financièrement et matériellement la Fondation.

 

ARTICLE 7 : DE L’ADHESION DES MEMBRES A DISTANCE.

Conformément à l’article 5 des statuts, la demande d’adhésion d’un membre se fait directement en ligne via le site internet de la Fondation.

Pour ce faire :  

1- L’adhérent effectue son inscription en accédant aux adresses internet suivantes : Pour le site internet : www.hamafondation.org

2- La Fondation se charge d’envoyer un courriel à l’adresse Mail pour chaque compte d’utilisateur.

3- Une attestation électronique d’adhésion sera délivrée aux membres qui auront renseigné le formulaire d’adhésion et accepté les conditions statutaires. Ces derniers seront enregistrés dans le registre de la Fondation selon leur catégorie d’adhésion.   

4- Le membre dont l’adhésion aura été confirmé par les instances appropriées de la Fondation, pourra compléter son profil en ligne et disposer de l’ensemble de services de la Fondation dans les limites prescrites par les conditions générales d’utilisation.

ARTICLE 8 : DU DEPART – DE L’EXCLUSION – DU DECES D’UN ADHERENT.

La démission doit être adressée au conseil administratif par lettre recommandée. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.

Conformément aux dispositions de l’article 8 (2) des statuts, l’exclusion d’un membre peut être prononcée par le bureau directeur pour manquement grave et/ou violation des présents statuts sans contrepartie aucune. Sont notamment réputés de manquements graves :

• la non-participation à plus de trois mois consécutifs aux activités de la Fondation ;
• une condamnation pénale pour crime et délit ;
• toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement aux activités de la Fondation ou à sa réputation.

La décision d’exclusion est adoptée par le bureau directeur statuant à la majorité des deux tiers des membres présents.

En cas de décès d’un adhérent, les héritiers ou les légataires peuvent prétendre à un maintien au sein de la Fondation, dans les conditions définies par l’article 8 (3) des statuts.

TITRE III : DE LA GOUVERNANCE DE LA FONDATION.

ARTICLE 9 : LE BUREAU DIRECTEUR.

La Fondation est administrée par un Bureau Directeur et d’un Comité exécutif conformément aux dispositions du TITRE V des statuts.

Les administrateurs sortants sont rééligibles pour la même durée.

En cas de vacance par suite de décès ou de démission, le Bureu Directeur peut pourvoir provisoirement, si nécessaire, au remplacement de ses membres, sous réserve de l’avis des Fondateurs. Cette disposition est effective au cas où les Fondateurs n’auraient pas pourvu au remplacement de ces dits membres dans un bref délai.

 

ARTICLE 10 : DES POUVOIRS ET DU FONCTIONNEMENT DU BUREAU DIRECTEUR.

Le Conseil d’AdministrationL est investi par des pouvoirs de gestion les plus étendus tant auprès des adhérents qu’auprès de tous les tiers pour agir en toutes circonstances au nom de HAMA FONDATION, pour faire et autoriser tout acte et opération qui entre dans l’objet de la Fondation. 

A ce titre : Il nomme et supervise l’action des membres du comité exécutif ; Il fixe l’ordre du jour des assemblées ; Il se réunit aussi souvent que l’intérêt de la Fondation l’exige et au moins une fois tous les ans ; Il est convoqué par le Président ou par le Secrétaire Général sur demande de la moitié de ses membres. La convocation indique la date, l’heure, l’ordre du jour et le lieu de la réunion.

Toutefois, le Bureu Diecteur peut se réunir sur convocation verbale et l’ordre du jour n’être fixé que séance tenante, si tous les membres sont présents ou excusés à cette réunion.

Il est tenu un registre de présence qui est signé par les participants à la séance.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents.

En cas de partage des voix, celles des Fondateurs sont prépondérantes.          

Les délibérations du Conseil d’Administration sont constatées par des procès-verbaux, tenus sans blanc, ni ratures sur des feuilles numérotés et conservés au siège de la Fondation; ils sont signés par le Président et le Secrétaire.

Des commissions de travail peuvent être constituées par décision du Conseil d’Administration après avis conforme ou sur proposition des Fondateurs.

Les membres du Conseil d’Administration font établir sous leur responsabilité, une charte interne relative à son organisation, son fonctionnement et son évaluation.

 

ARTICLE 11 : DU PRESIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION.

Le Président du Conseil d’Administration est responsable de l’identification, de l’évaluation et de la négociation avec les partenaires éventuels des programmes et projets de la Fondation, ainsi que de leur présentation au Conseil d’Administration pour décision sur la base de leur conformité aux statuts et leur viabilité.

Aucune activité engageant financièrement la Fondation ne pourra être exécutée sans la décision favorable préalable des Fondateurs et sous avis du conseil Administratif. Toutefois, le Président du Conseil d’Administration pourra, pour des raisons d’urgence, autoriser l’engagement financier de la Fondation après une procédure accélérée de consultation écrite des membres du Conseil et d’une majorité de non-objection. Le Président justifiera l’ensemble de ces opérations menées sur la base de la procédure d’urgence, lors de la prochaine réunion du Conseil d’Administration, en vue de procéder à une régularisation. 

Tous les actes et document engageant la Fondation sont signés par le Président du Bureau Directeur, qui peut le faire conjointement avec le Secrétaire Général. Toutefois, pour la gestion quotidienne des activités de la Fondation, et pour celles comportant un engagement financier, le Président du Conseil d’Administration peut déléguer par écrit son droit de signature au Secrétaire Général et approuvé par le commissaire aux comptes. 

En cas d’absence ou d’empêchement, le Président du Bureau Directeur désigne un administrateur pour assurer l’intérim. Cet intérim ne peut être assuré par l’un des membres du Comité Exécutif de la Fondation. En cas d’absence ou d’empêchement prolongé ou devenu définitif, il est pourvu au remplacement du Président du Conseil d’Administration dans les conditions fixées dans les statuts.

 

ARTICLE 12 : DU COMITE EXECUTIF DE LA FONDATION.

Le Conseil d’Administration désigne parmi ses membres de l’Assemblée, un Comité Exécutif composé de:

• un Président ;
• un Secrétaire général ;
• un chargé de l’Administration et des finances ;
• un chargé des programmes et de la coopération.

En cas de vacance de l’un d’eux, le conseil d’administration pourvoit immédiatement à son remplacement.

Les membres du Comité Exécutif sont tous désignés pour la durée de leur mandat d’administrateur. Ils sont rééligibles.

Ils sont révocables par le Conseil d’Administration.

Le comité exécutif peut s’adjoindre un ou plusieurs employés rétribués pour l’assister dans sa gestion.

Le Comité Exécutif établit sous sa responsabilité, un manuel relatif aux procédures administratives, budgétaires et comptables. Le manuel de procédures est examiné et validé par le Conseil d’Administration de la Fondation avant son utilisation effective. Il peut faire l’objet d’une révision à tout moment.

 

ARTICLE 13 : INDEMNITES DE REMBOURSEMENT.

Seuls les administrateurs et les membres élus du comité exécutif, peuvent prétendre au remboursement des dépenses engagées, dans le cadre de leurs fonctions et sur justifications préalables.

 

ARTICLE 14 : DU PERSONNEL DE LA FONDATION.

La Fondation peut conclure des contrats de travail avec le personnel nécessaire à son fonctionnement et au fonctionnement de ses organes de gouvernance. 

Les membres du personnel sont identifiés et proposés par le Comité Exécutif de la Fondation.

La décision de signature et de rupture des contrats de travail est examinée et autorisée par le Conseil d’Administration de la Fondation.

 

TITRE IV : DES SANCTIONS DISCIPLINAIRES ET DES DISPOSITIONS DIVERSES ET FINALES.

ARTICLE 15 : DES SANCTIONS DISCIPLINAIRES.

Sont considérées comme fautes : – retard et absence répétées et injustifiées aux réunions ; – perturbation du déroulement des réunions et des activités ; – violation des dispositions statutaires ; – violation du règlement intérieur et des dispositions de gestion rattachées à travers la charte du Conseil d’Administration, le manuel de procédures et les conditions générales d’utilisation des services de la Fondation.

Le Conseil d’Administration peut apprécier les fautes commises par des administrateurs, des membres du comité exécutif, du personnel ou des adhérents et prononcer selon le cas à leur encontre, les sanctions disciplinaires suivantes : – Avertissement ; – Blâme ; – Suspension ; – Exclusion.

Aucune de ces sanctions disciplinaires ne peut être prononcée sans que l’intéressé n’ait été invité à fournir des explications, sauf si les faits commis sont flagrants et patents.

Les sanctions disciplinaires prononcées par le Conseil d’Administration peuvent être réexaminées par les Fondateurs. Le contestataire devra  pour ce faire adresser sa requête au Président du Conseil d’Administration, avec copie au commissaire aux comptes.

La décision du Conseil d’Administration est sans appel.

 

ARTICLE 16 : DES LITIGES.

Tout litige quant à l’application du présent règlement intérieur est discuté et résolu à l’amiable par le Conseil d’Administration et par défaut par les juridictions compétentes du siège social de la Fondation.

ARTICLE 17 : DE LA MODIFICATION DU REGLEMENT INTERIEUR.

Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le Conseil d’Administration à la majorité simple des membres présents et ratifié par les Fondateurs.